Un festival sans plan de communication, c’est un bateau sans gouvernail. On s’agite, on poste, on envoie des emails, mais on ne sait pas si ça marche. Voici comment construire un plan solide en 5 étapes.
Étape 1 : Définir vos objectifs (avant de faire quoi que ce soit)
L’objectif principal : remplir la jauge ? Attirer un nouveau public ? Fidéliser ? Lever des fonds ?
La méthode SMART : spécifique, mesurable, atteignable, réaliste, temporel
Exemple : « Vendre 500 billets avant J-30 » vs « Communiquer plus »
Étape 2 : Connaître vos publics cibles
Segmentation :
- Public fidèle (déjà venu)
- Public local (habitants à 15km)
- Public passionné (genre musical, discipline artistique)
- Prescripteurs (médias, partenaires, influenceurs)
Pour chaque segment : quel message, quel canal, quel moment
Étape 3 : Choisir vos canaux (et ne pas vous disperser)
Les 3 canaux essentiels : site web, newsletter, réseaux sociaux
Les canaux bonus : RP, partenariats, SMS, WhatsApp, groupes Facebook
Règle : maîtrisez 2 canaux parfaitement avant d’en ajouter un 3ème
Étape 4 : Construire le calendrier éditorial
Reprendre le calendrier J-60 à J+1 (voir article)
Ajouter des jalons spécifiques
Inclure les temps forts : programmation annoncée, ouverture billetterie, preview
Étape 5 : Budget (même zéro) et mesure
90% des actions sont gratuites
Mesurez : billets vendus par canal, ouverture newsletter, portée réseaux
Ajustez en cours de route (ne pas attendre la fin du festival)
Template téléchargeable
Ce Google Sheet est un template complet de plan de communication spécialement conçu pour les organisateurs de festivals culturels. Basé sur la méthodologie en 5 étapes (objectifs SMART, segmentation des publics, choix des canaux, calendrier éditorial et suivi des performances), il offre une structure claire et professionnelle pour structurer toute votre communication événementielle. Le template inclut 7 onglets pré-remplis avec des exemples concrets : un guide d’utilisation détaillé, des objectifs types avec indicateurs de mesure, une segmentation des publics cibles (fidèles, locaux, passionnés, prescripteurs), un calendrier éditorial complet de J-60 à J+7, une matrice de décision pour les canaux de communication, un tableau de suivi des performances avec calculs automatiques, et une checklist pour le contenu evergreen. Prêt à l’emploi, il permet de gagner un temps précieux dans la planification et offre une vision globale de votre stratégie de communication, tout en facilitant le travail d’équipe grâce à son format collaboratif Google Sheets.
Conclusion
Un plan ne sert à rien s’il n’est pas exécuté, tenez-le à jour chaque semaine
✅ Priorités : objectifs > publics > canaux > calendrier > mesure
→ Diagnostic communication
Ce Google Sheet est un template complet de plan de communication spécialement conçu pour les organisateurs de festivals culturels. Basé sur la méthodologie en 5 étapes (objectifs SMART, segmentation des publics, choix des canaux, calendrier éditorial et suivi des performances), il offre une structure claire et professionnelle pour structurer toute votre communication événementielle. Le template inclut 7 onglets pré-remplis avec des exemples concrets : un guide d’utilisation détaillé, des objectifs types avec indicateurs de mesure, une segmentation des publics cibles (fidèles, locaux, passionnés, prescripteurs), un calendrier éditorial complet de J-60 à J+7, une matrice de décision pour les canaux de communication, un tableau de suivi des performances avec calculs automatiques, et une checklist pour le contenu evergreen. Prêt à l’emploi, il permet de gagner un temps précieux dans la planification et offre une vision globale de votre stratégie de communication, tout en facilitant le travail d’équipe grâce à son format collaboratif Google Sheets.
1. Définir vos 2 objectifs maximum
Avant de choisir vos canaux, posez-vous cette question : « qu’est-ce qui doit absolument se passer pour que le festival soit réussi ? »
Mettez de côté tout le reste.
Exemples d’objectifs concrets :
| Objectif | = quoi mesurer ? |
|---|---|
| Remplir la jauge du samedi soir | Nombre de billets vendus pour cette date |
| Trouver 10 bénévoles supplémentaires | Formulaires d’inscription reçus |
| Faire venir 3 partenaires / sponsors | Dossiers de partenariat envoyés et signés |
| Générer du trafic sur le site en août | Visiteurs uniques sur la page programmation |
👉 Un seul objectif principal, un seul objectif secondaire. Pas plus. Si vous en avez quatre, vous n’en aurez aucun.
2. Choisissez 2 canaux (et oubliez les autres)
L’erreur classique : être partout — Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok, newsletter, RP — et faire chaque chose à moitié.
Un festival, c’est une équipe réduite. Vous n’avez pas les moyens de Tencent. Alors concentrez-vous.
Le bon choix dépend de votre public :
| Si votre public c’est… | Canaux prioritaires |
|---|---|
| Le grand public local | Facebook + newsletter |
| Un public jeune et urbain | Instagram + TikTok |
| Des partenaires, financeurs, prescripteurs | LinkedIn + newsletter pro |
| Un public fidèle et engagé | Newsletter + site web |
Le combo qui marche pour 80% des petits festivals :
- Un site web à jour — c’est votre vitrine principale, pas Instagram. Si votre site est obsolète, personne ne trouve les horaires, et la billetterie en ligne est cachée, vous perdez des ventes.
- Une newsletter — gratuite jusqu’à 300 mails par jour Brevo. C’est le canal qui convertit le mieux (taux d’ouverture moyen dans le culturel : 25-35%, bien au-dessus de la moyenne générale).
Ajoutez Instagram en bonus si vous avez quelqu’un pour poster 3 fois/semaine. Si c’est vous qui devez le faire à 23h après la réunion de prod, passez votre tour.
3. Construisez votre calendrier éditorial (en 30 minutes)
Un calendrier éditorial, c’est juste un tableau qui vous dit quoi publier, où et quand. Rien de plus.
Le format le plus simple : un Google Sheets avec 4 colonnes :
| Date | Canal | Sujet | Statut |
|---|---|---|---|
| J-8 semaines | Newsletter | Annonce programmation | ✅ |
| J-6 semaines | Site | Mise en ligne billetterie | ✅ |
| J-4 semaines | Teasers artistes (Reels) | En cours | |
| J-2 semaines | Newsletter | Programme horaires détaillé | À faire |
| J-1 semaine | Dernières infos pratiques | À faire | |
| J-3 jours | Tous | Rappel billetterie | À faire |
Les moments clés à ne pas rater dans votre calendrier :
- J-8 semaines : Ouverture billetterie + annonce programmation complète
- J-6 semaines : Communication sur les têtes d’affiche
- J-4 semaines : Infos pratiques (accès, parking, camping)
- J-2 semaines : Programme horaire détaillé
- J-7 jours : Dernière relance billetterie
- J-3 jours : Météo, derniers conseils
- J-0 : Pendant le festival — direct story, photos, moments forts
- J+7 jours : Remerciements + teaser prochaine édition
Astuce : Vous n’avez pas besoin d’un outil sophistiqué. Un tableau Google Sheets partagé avec votre équipe suffit. Si vous préférez Notion, Trello ou même un carnet, ça marche aussi.
4. Créez du contenu qui dure (evergreen)
Pendant qu’un post Instagram meurt en 24h, un article de blog bien référencé peut ramener du trafic pendant des années.
C’est ce qu’on appelle le contenu durable (evergreen).
Pour un festival, les contenus qui rapportent le plus sur le long terme :
- La page « Accès » — Comment venir, se garer, quels trains, navettes… Les gens cherchent ça toute l’année
- La page « FAQ » — Horaires, tarifs, enfants, animaux, restauration. Ça désengorge vos messages privés
- L’histoire du festival — Une page « À propos » qui raconte pourquoi ce festival existe. C’est ça qui donne envie aux partenaires
- Les articles invités — Interview d’un artiste qui joue chez vous, ou d’un partenaire → lien retour = SEO
Conseil pratique : Écrivez ces pages une bonne fois, et mettez à jour les dates chaque année. C’est 80% de temps gagné sur les éditions suivantes.
5. Mesurez avec 3 chiffres (pas 15)
Pas besoin d’un tableau de bord digne d’une agence de pub. Trois indicateurs suffisent :
- Billetterie — Combien de billets vendus, et d’où viennent les acheteurs (lien direct, newsletter, réseau social, bouche-à-oreille)
- Taux d’ouverture de la newsletter — Si c’est > 30%, votre newsletter fonctionne. Si c’est < 20%, retravaillez vos objets
- Trafic sur le site — Google Analytics est gratuit. Regardez juste la tendance : est-ce que les visites augmentent à l’approche du festival ?
Tout le reste — likes, vues TikTok, partages Facebook — c’est accessoire. Intéressant à regarder, mais pas vital. Si votre billetterie est pleine, les likes n’ont plus d’importance.
En résumé : votre plan de communication tient ici
OBJECTIF : [un seul]CANAUX : [2 maximum]CALENDRIER : [Sheets à 4 colonnes]CONTENU DURABLE : [pages accès + FAQ + histoire]MESURE : [billetterie + ouverture newsletter + trafic site]
Ce plan, vous pouvez le construire en une matinée. Pas besoin d’agence, pas besoin de budget, pas besoin d’un MBA en marketing.
Le plus important, c’est de commencer — et de tenir sur la durée. Mieux vaut une newsletter mensuelle régulière qu’une campagne parfaite mais ponctuelle.
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👉 Faire le diagnostic communication
Joachim Trillat — Accompagnement communication pour structures culturelles